Digitale Betriebsanleitung: Was die Maschinenverordnung ab 20. Januar 2027 erlaubt

1Das Wichtigste in Kürze

• Verbraucherprodukte: Die Verordnung (EU) 2023/988 über die allgemeine Produktsicherheit (GPSR) gilt seit dem 13. Dezember 2024 und verlangt klare Anweisungen und Sicherheitsinformationen in der Sprache, die jeder Mitgliedstaat festlegt. Digitale Informationen, etwa per QR-Code, sind zusätzlich erlaubt.
• Maschinen und dazugehörige Produkte: Mit der Verordnung (EU) 2023/1230, anwendbar ab dem 20. Januar 2027, darf die Betriebsanleitung digital bereitgestellt werden, wenn mehrere Bedingungen erfüllt sind.
• Können nichtprofessionelle Nutzer die Maschine verwenden, müssen die wesentlichen Sicherheitsinformationen weiterhin auf Papier beiliegen.
• Verlangt der Nutzer beim Kauf eine Papierfassung, muss der Hersteller sie innerhalb eines Monats kostenlos liefern.
• Ein Video allein genügt nicht als digitale Betriebsanleitung, denn das Format muss ausdruckbar, herunterladbar und speicherbar sein. Als Ergänzung ist es sehr wirksam.

2Zwei Verordnungen, zwei Anwendungsbereiche

Die GPSR ist die allgemeine Sicherheitsvorschrift für Verbraucherprodukte. Sie löst die Richtlinie 2001/95/EG ab und gilt seit dem 13. Dezember 2024 (Artikel 52).

Die Verordnung (EU) 2023/1230 über Maschinen ersetzt die Maschinenrichtlinie 2006/42/EG, die mit Wirkung vom 20. Januar 2027 aufgehoben wird (Artikel 51 Absatz 2). Sie erfasst Maschinen und sogenannte dazugehörige Produkte, für gewerbliche Nutzer ebenso wie für Verbraucher.

Verkaufen Sie Maschinen an Verbraucher, prüfen Sie beide Texte mit Ihrer Rechtsberatung: Sie regeln unterschiedliche Aspekte und schließen sich nicht vollständig aus.

3Verbraucherprodukte: Was die GPSR verlangt

Artikel 9 Absatz 7: Hersteller gewährleisten, dass dem Produkt klare Anweisungen und Sicherheitsinformationen beigefügt sind, in einer Sprache, die für Verbraucher leicht verständlich ist und die der Mitgliedstaat festlegt, in dem das Produkt bereitgestellt wird. Das gilt nicht, wenn das Produkt auch ohne sie sicher und bestimmungsgemäß verwendet werden kann.

Artikel 11 Absatz 4 überträgt dieselbe Pflicht auf Einführer. Händler vergewissern sich nach Artikel 12 Absatz 1 vor dem Verkauf, dass sie erfüllt ist.

Artikel 19: Wer online verkauft, muss im Angebot eindeutig und gut sichtbar unter anderem den Hersteller, bei Herstellern außerhalb der EU die verantwortliche Person in der Union, Angaben zur Identifizierung des Produkts samt Abbildung sowie Warnhinweise und Sicherheitsinformationen in der Landessprache angeben.

Artikel 21: Die Informationen dürfen zusätzlich digital bereitgestellt werden, über elektronische Lösungen, die auf dem Produkt, der Verpackung oder einer Begleitunterlage deutlich sichtbar sind – in der Landessprache und auch in barrierefreien Formaten. Erwägungsgrund 32 nennt als Beispiel QR- und Datenmatrix-Codes. Entscheidend ist das Wort „zusätzlich“.

In Deutschland verlangt außerdem § 3 Absatz 4 ProdSG eine Gebrauchs- und Bedienungsanleitung in deutscher Sprache, wenn bei Verwendung, Ergänzung oder Instandhaltung bestimmte Regeln zum Schutz von Sicherheit und Gesundheit zu beachten sind, sofern Rechtsverordnungen nichts anderes vorsehen.

4Maschinen: digitale Betriebsanleitung unter Bedingungen

Nach Artikel 10 Absatz 7 der Maschinenverordnung kann die Betriebsanleitung in digitaler Form bereitgestellt werden; sie muss das Produktmodell, zu dem sie gehört, klar beschreiben. Wählt der Hersteller die digitale Form, muss er:

• Buchstabe a: auf der Maschine oder, wenn das nicht möglich ist, auf der Verpackung oder in einem Begleitdokument angeben, wie man auf die digitale Betriebsanleitung zugreift.
• Buchstabe b: sie in einem Format bereitstellen, das der Nutzer ausdrucken, herunterladen und auf einem elektronischen Gerät speichern kann, damit er jederzeit darauf zugreifen kann, insbesondere bei einem Ausfall. Das gilt auch, wenn die Anleitung in die Software der Maschine eingebettet ist.
• Buchstabe c: sie während der voraussichtlichen Lebensdauer und mindestens zehn Jahre nach dem Inverkehrbringen online zugänglich halten.
• Papier auf Verlangen: Fordert der Nutzer sie zum Zeitpunkt des Kaufs an, stellt der Hersteller die Betriebsanleitung innerhalb eines Monats kostenlos in Papierform bereit.
• Nichtprofessionelle Nutzer: Ist die Maschine für sie bestimmt oder können sie sie vernünftigerweise vorhersehbar verwenden, müssen die für die sichere Inbetriebnahme und Verwendung wesentlichen Sicherheitsinformationen in Papierform beiliegen.

5Sprache, Einführer, Händler – und das richtige Datum

Betriebsanleitung, Sicherheitsinformationen und die Informationen nach Anhang III müssen in einer vom Mitgliedstaat festgelegten, für die Nutzer leicht verständlichen Sprache abgefasst und klar, verständlich und lesbar sein (Artikel 10 Absatz 7). Einführer gewährleisten, dass sie beiliegen (Artikel 13 Absatz 4); Händler prüfen das vor der Bereitstellung (Artikel 15 Absatz 2 Buchstabe c).

Für Maschinen, die für Verbraucher bestimmt sind, verlangt Anhang III Nummer 1.7.4.1 Buchstabe b, dass Abfassung und Gestaltung der Betriebsanleitung dem allgemeinen Wissensstand und der Verständnisfähigkeit solcher Bediener Rechnung tragen.

Zum Datum: Im ursprünglichen Text auf EUR-Lex steht in Artikel 54 noch „14. Januar 2027“. Die Berichtigung im ABl. L 169 vom 4.7.2023 ersetzt dieses Datum durch den 20. Januar 2027 und korrigiert ebenso die Aufhebung der Richtlinie 2006/42/EG (Artikel 51) und die Übergangsbestimmung (Artikel 52). Die konsolidierte Fassung auf EUR-Lex (Stand 27.7.2026) nennt bereits den 20. Januar 2027.

Die Übergangsbestimmung: Die Mitgliedstaaten dürfen die Bereitstellung von Produkten nicht behindern, die vor dem 20. Januar 2027 gemäß der Richtlinie 2006/42/EG in Verkehr gebracht wurden (Artikel 52 Absatz 1).

Änderung in Arbeit: Das „Omnibus IV“-Paket der Kommission (Verfahren 2025/0134(COD)) ändert unter anderem die Maschinenverordnung im Bereich Digitalisierung; der Vorschlag sieht zum Beispiel die EU-Konformitätserklärung in digitaler Form vor. Stand 12. Oktober 2026 ist es nicht verabschiedet: Die Abstimmung im Plenum des Europäischen Parlaments ist für den 23. November 2026 angesetzt, danach muss der Rat zustimmen. Prüfen Sie den endgültigen Text, bevor Sie planen.

6Wo ein Video passt – und wo nicht

Ein Video lässt sich nicht ausdrucken. Allein erfüllt es deshalb Artikel 10 Absatz 7 Buchstabe b nicht. Praktisch ist eine herunterladbare Betriebsanleitung und daneben ein Video, das die schwierigen Schritte in der Sprache des Nutzers zeigt.

Bewährt hat sich, dass derselbe Code auf dem Produkt zu einer Seite mit dem Download und dem Video führt. Unsere QR-Videoanleitung öffnet sich automatisch in der Sprache des Smartphones und lässt sich ohne Neudruck des Codes aktualisieren. Nutzen Sie sie für die digitale Betriebsanleitung, planen Sie von Anfang an, wie alles über die geforderte Frist online bleibt.

Stark ist das Video dort, wo die Verordnung Verständlichkeit verlangt: klare, für Laien verständliche Anweisungen. Wir erstellen jede Videoanleitung für Hersteller aus Ihrer offiziellen Anleitung, mit vollständigen Sicherheitshinweisen und einem Skript, das Ihr Team vor der Animation freigibt. Für weitere Sprachen siehe Video übersetzen lassen.

7Checkliste

Diese Schritte helfen beim Ordnen. Dieser Leitfaden ist eine allgemeine Information und keine Rechtsberatung: Klären Sie Ihren konkreten Fall mit einer fachkundigen Beratung oder Ihrer benannten Stelle.

1. Produkte einordnen Verbraucherprodukt, Maschine oder dazugehöriges Produkt? Werden nichtprofessionelle Nutzer es verwenden?
2. Länder auflisten Notieren Sie, welche Sprache jedes Zielland verlangt, auch für Ihre Online-Angebote.
3. Papieranteil festlegen Mindestens die wesentlichen Sicherheitsinformationen bei nichtprofessionellen Nutzern sowie alles, was Ihre Produktvorschriften verlangen.
4. Digitale Fassung vorbereiten Ausdruckbar, herunterladbar, speicherbar, je Modell eindeutig und an einem Ort, den Sie mindestens zehn Jahre betreiben können.
5. Zugang kennzeichnen QR-Code oder Webadresse auf Produkt, Verpackung oder Begleitdokument.
6. Video ergänzen In denselben Sprachen, mit denselben Begriffen und Warnhinweisen wie das Dokument.

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