Instrucciones digitales en la UE: qué cambia el 20 de enero de 2027

1En resumen

• Productos de consumo: el Reglamento (UE) 2023/988, aplicable desde el 13 de diciembre de 2024, exige instrucciones e información de seguridad claras en la lengua que determine cada Estado miembro. La versión digital, por ejemplo con un código QR, se permite como complemento.
• Máquinas y productos relacionados: con el Reglamento (UE) 2023/1230, aplicable desde el 20 de enero de 2027, las instrucciones de uso pueden darse en formato digital si se cumplen varias condiciones.
• Si una máquina puede acabar en manos de usuarios no profesionales, la información de seguridad esencial sigue yendo en papel.
• El usuario puede pedir las instrucciones en papel al comprar: el fabricante debe dárselas gratis en el plazo de un mes.
• Un video solo no basta como instrucciones digitales, pero es un buen complemento.

2Dos reglamentos, dos ámbitos

El Reglamento (UE) 2023/988 relativo a la seguridad general de los productos, conocido como GPSR por sus siglas en inglés, es la norma general de seguridad para los productos de consumo. Sustituye a la Directiva 2001/95/CE y se aplica desde el 13 de diciembre de 2024 (artículo 52).

El Reglamento (UE) 2023/1230 relativo a las máquinas sustituye a la Directiva 2006/42/CE, que queda derogada con efectos a partir del 20 de enero de 2027 (artículo 51, apartado 2). Cubre las máquinas y los llamados productos relacionados, ya sean para uso profesional o doméstico.

Si vendes máquinas a consumidores, conviene revisar los dos textos con tu asesor: cada uno regula aspectos distintos y no se excluyen por completo.

3Productos de consumo: lo que pide el Reglamento 2023/988

Artículo 9, apartado 7: el fabricante se asegura de que el producto vaya acompañado de instrucciones e información de seguridad claras, en una lengua fácilmente comprensible para los consumidores, según determine el Estado miembro donde se comercializa. La obligación no se aplica si el producto puede usarse de forma segura y según lo previsto sin esas instrucciones.

Artículo 11, apartado 4: la misma obligación recae en el importador. Y según el artículo 12, apartado 1, el distribuidor debe comprobar que se ha cumplido antes de comercializar el producto.

Artículo 19: si vendes en línea, la oferta debe indicar de forma clara y visible los datos del fabricante, los de la persona responsable en la UE cuando el fabricante está fuera de la Unión, la información que identifica el producto (incluida una imagen) y las advertencias o la información de seguridad en una lengua fácilmente comprensible para los consumidores del país.

Artículo 21: los operadores pueden ofrecer además esa información en formato digital, mediante soluciones electrónicas claramente visibles en el producto, el embalaje o un documento adjunto, en la lengua del país y en formatos accesibles para personas con discapacidad. El considerando 32 pone como ejemplo los códigos QR. La palabra clave es «además»: el QR no sustituye a las instrucciones que acompañan al producto.

En España, el artículo 18.3 del texto refundido de la Ley General para la Defensa de los Consumidores y Usuarios añade que las indicaciones obligatorias del etiquetado y la presentación de los productos comercializados en España deben figurar, al menos, en castellano.

4Máquinas: instrucciones digitales, con condiciones

El artículo 10, apartado 7, del Reglamento 2023/1230 dice que las instrucciones pueden proporcionarse en formato digital y que deben describir claramente el modelo de producto al que corresponden. Si eliges el formato digital, el fabricante debe cumplir estas condiciones:

• Letra a): indicar en la máquina o el producto, o si no es posible en el embalaje o en un documento adjunto, cómo acceder a las instrucciones digitales.
• Letra b): ofrecerlas en un formato que el usuario pueda imprimir, descargar y guardar en un dispositivo electrónico, para consultarlas en cualquier momento, también durante una avería. Vale igual si las instrucciones están integradas en el software de la máquina.
• Letra c): mantenerlas accesibles en línea durante la vida útil prevista de la máquina y al menos diez años después de su introducción en el mercado.
• Papel a petición: si el usuario lo solicita en el momento de la compra, el fabricante debe darle las instrucciones en papel, gratis y en un plazo máximo de un mes.
• Usuarios no profesionales: si la máquina está destinada a ellos, o es razonablemente previsible que la usen, la información de seguridad esencial para ponerla en servicio y usarla de forma segura debe entregarse en papel.

5Idioma, importadores y la fecha correcta

Las instrucciones de uso, la información de seguridad y la información del anexo III deben estar en una lengua fácilmente comprensible para los usuarios, según determine el Estado miembro, y ser claras, comprensibles y legibles (artículo 10, apartado 7). El importador se asegura de que la máquina las lleve (artículo 13, apartado 4) y el distribuidor lo comprueba antes de venderla (artículo 15, apartado 2, letra c).

Para máquinas destinadas a operadores no profesionales, el anexo III, punto 1.7.4.1, letra b), pide que la redacción y la presentación de las instrucciones tengan en cuenta el nivel de formación general y la perspicacia que razonablemente pueden esperarse de ellos.

Sobre la fecha: si abres el texto original en EUR-Lex verás «14 de enero de 2027» en el artículo 54. La corrección de errores publicada en el DO L 169 de 4 de julio de 2023 sustituye esa fecha por el 20 de enero de 2027, y corrige del mismo modo la derogación de la Directiva 2006/42/CE (artículo 51) y el régimen transitorio (artículo 52). La versión consolidada de EUR-Lex (27 de julio de 2026) ya recoge el 20 de enero de 2027.

El régimen transitorio: los Estados miembros no pueden impedir la comercialización de productos introducidos en el mercado conforme a la Directiva 2006/42/CE antes del 20 de enero de 2027 (artículo 52, apartado 1).

Cambio en trámite: el paquete «Ómnibus IV» de la Comisión (procedimiento 2025/0134(COD)) modifica, entre otros, el Reglamento 2023/1230 en materia de digitalización; la propuesta incluye, por ejemplo, la declaración UE de conformidad en formato digital. A 12 de octubre de 2026 no se ha adoptado: el pleno del Parlamento Europeo está previsto para el 23 de noviembre de 2026 y después debe aprobarlo el Consejo. Revisa el texto final antes de cerrar tu plan.

6Dónde encaja un video (y dónde no)

Un video no puede imprimirse, así que por sí solo no cumple la letra b) del artículo 10, apartado 7. La solución práctica es ofrecer las instrucciones en un documento descargable y, junto a él, un video que muestre los pasos difíciles en el idioma del usuario.

Una buena práctica es que el mismo código del producto lleve a una página con el documento descargable y el video. Nuestro manual en video con QR se abre automáticamente en el idioma del teléfono y se puede actualizar sin reimprimir el código. Si lo usas para las instrucciones digitales, planifica desde el principio cómo mantener todo en línea durante el plazo exigido.

Donde el video sí aporta es en lo que la norma pide al redactar: instrucciones claras y comprensibles, adaptadas a un usuario no profesional. Hacemos cada manual de instrucciones en video a partir de tu manual oficial, con las advertencias de seguridad completas y un guion que tu equipo aprueba antes de animar. Para tenerlo en varios idiomas, mira traducción y doblaje de videos.

7Lista de comprobación

Estos pasos te ayudan a ordenar el trabajo. Recuerda que esta guía es información general, no asesoramiento jurídico: para tu caso concreto, consulta a un asesor especializado o a tu organismo notificado.

1. Clasifica cada producto ¿Es un producto de consumo, una máquina o un producto relacionado? ¿Lo usarán personas no profesionales?
2. Haz la lista de países Anota la lengua que exige cada Estado miembro donde vendes, también en tus fichas en línea.
3. Decide qué va en papel Como mínimo, la información de seguridad esencial cuando haya usuarios no profesionales, y todo lo que exija la normativa de tu producto.
4. Prepara el documento digital Imprimible, descargable y guardable, identificado por modelo y alojado donde puedas mantenerlo al menos diez años.
5. Indica cómo acceder Un código QR o una dirección web en el producto, el embalaje o un documento adjunto.
6. Añade el video como apoyo En los mismos idiomas, con los mismos términos y advertencias que el documento.

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