Manual de instrucciones en español: cuándo es obligatorio y qué puede ir en formato digital

1En resumen

Esta guía cubre España y la normativa de la UE; no trata los países de Latinoamérica.

• Idioma: las indicaciones obligatorias del etiquetado y la presentación de los productos que se venden en España deben figurar, al menos, en castellano (artículo 18.3 del TRLGDCU). Un manual solo en inglés no basta.
• Instrucciones: desde el 13 de diciembre de 2024, el GPSR exige que los productos vayan acompañados de instrucciones e información de seguridad claras, en el idioma que determine cada Estado miembro (artículo 9.7).
• Excepción: las instrucciones no hacen falta si el producto puede usarse de forma segura sin ellas; la Comisión cita como ejemplo los cuchillos.
• Venta en línea: las advertencias y la información de seguridad también deben aparecer en la oferta (artículo 19 del GPSR).
• Papel o digital: el GPSR dice «acompañar», no papel, y admite lo digital como complemento (artículo 21). En las máquinas, lo digital se admite desde el 20 de enero de 2027, con condiciones.

2Qué exige la ley española

El artículo 18 del texto refundido de la Ley General para la Defensa de los Consumidores y Usuarios (TRLGDCU, Real Decreto Legislativo 1/2007) regula el etiquetado y la presentación. Su apartado 2 pide formatos accesibles y que los bienes incorporen, acompañen o, en último caso, permitan obtener información clara sobre sus características esenciales, en particular las «instrucciones o indicaciones para su correcto uso o consumo», las advertencias y los riesgos previsibles (letra e).

Ese apartado se aplica sin perjuicio de las exigencias reglamentarias y de la normativa sectorial, así que conviene leerlo junto con el GPSR y con la norma propia de tu producto, si la hay.

El apartado 3 fija el idioma: «las indicaciones obligatorias del etiquetado y presentación de los bienes o servicios comercializados en España deberán figurar, al menos, en castellano, lengua española oficial del Estado», salvo las excepciones previstas legal o reglamentariamente.

Para los productos industriales de venta directa al consumidor, el Real Decreto 1468/1988 incluye entre los datos obligatorios del etiquetado las instrucciones y advertencias sobre instalación, uso, mantenimiento o seguridad, cuando sean necesarias para un uso correcto y seguro (artículo 7.5), y exige que figuren, al menos, en castellano (artículo 8.1). En los productos duraderos de uso repetido, o si falta espacio, pueden ir en folletos o documentos que acompañen al producto (artículo 8.3). No se aplica a los productos con normativa específica en la materia (artículo 3).

3Lo que añade el GPSR

El Reglamento (UE) 2023/988, conocido como GPSR por sus siglas en inglés (RSGP en las directrices de la Comisión), se aplica desde el 13 de diciembre de 2024. Su artículo 9.7 dice que los fabricantes «se asegurarán de que sus productos vayan acompañados de instrucciones e información relativa a la seguridad que sean claras en un lenguaje fácilmente comprensible para los consumidores, según determine el Estado miembro donde se comercialicen». No se aplica si el producto puede usarse de forma segura y según lo previsto por el fabricante sin ellas.

La misma obligación tienen los importadores (artículo 11.4), y los distribuidores comprueban que se ha cumplido antes de comercializar el producto (artículo 12.1). Quien introduce un producto con su nombre o su marca tiene la consideración de fabricante (artículo 13.1), aunque lo fabrique otra empresa.

Si tu producto está sujeto a legislación de armonización de la UE, como el material eléctrico de baja tensión o las máquinas, no se le aplica la sección 1 del capítulo III del GPSR, con los artículos 9 y 11 (artículo 2.1). Si debe llevar instrucciones, y cómo, lo regula la norma de ese producto. Los artículos 19 y 21, sobre venta a distancia e información digital, sí se aplican.

En la venta en línea, la oferta debe mostrar de forma clara y visible al menos los datos del fabricante, la persona responsable en la UE si el fabricante está fuera de la Unión, la identificación del producto con una imagen y «cualquier advertencia o información relativa a la seguridad» que deba llevar el producto, en el idioma que determine el Estado miembro (artículo 19). Los mercados en línea deben permitir que los vendedores la publiquen (artículo 22.9).

Un vídeo en tu ficha de Amazon puede enseñar a montar y usar el producto con seguridad, pero no sustituye a esos datos escritos.

4¿Papel o digital?

El GPSR no habla de papel. Exige que el producto vaya «acompañado» de las instrucciones (artículo 9.7) y permite ofrecer la información «también» en formato digital, «sin perjuicio» del artículo 9.7, con soluciones electrónicas claramente visibles en el producto o, si no es posible, en el envase o en un documento que lo acompañe (artículo 21). El considerando 32 cita el código QR y el código matricial de datos para ofrecerla «además». Es decir: el QR suma, no sustituye.

Esa información digital debe estar en un lenguaje fácilmente comprensible para los consumidores, según determine el Estado miembro, y también en formatos accesibles para las personas con discapacidad (artículo 21).

Para el material eléctrico de la Directiva 2014/35/UE, su artículo 6.7 exige que vaya «acompañado de instrucciones y de información relativa a la seguridad» en una lengua fácilmente comprensible, según determine el Estado miembro. Ese apartado no prevé una alternativa digital.

En las máquinas cambia el 20 de enero de 2027: el artículo 10.7 del Reglamento (UE) 2023/1230 permite instrucciones digitales si se indica cómo acceder a ellas, se pueden imprimir, descargar y guardar, y siguen en línea durante la vida útil prevista y al menos diez años. Quien las pida en papel al comprar las recibe gratis en un mes como máximo, y la información de seguridad esencial va en papel si la máquina puede acabar en manos de usuarios no profesionales. La fecha procede de la corrección de errores de 4 de julio de 2023 (el original decía 14 de enero). Detalles en nuestra guía de instrucciones digitales en la UE.

Cambios en trámite: el paquete «Ómnibus IV» modificaría, en materia de digitalización, el Reglamento de máquinas (procedimiento 2025/0134(COD)) y varias directivas, entre ellas la de baja tensión (2025/0133(COD)). El texto acordado está fechado el 26 de junio de 2026 y el pleno del Parlamento Europeo está previsto, de forma orientativa, para el 23 de noviembre de 2026. A 16 de octubre de 2026 aún no es ley, y no modifica el GPSR.

5Dónde encaja un vídeo

Un vídeo no sustituye a las instrucciones que deben acompañar al producto, y en las máquinas no cumple por sí solo la letra b) del artículo 10.7, porque no se puede imprimir. Sirve para enseñar lo que el texto explica peor: gestos, orden de los pasos y piezas fáciles de confundir.

Una solución práctica: el código QR lleva a una página con el manual en castellano en PDF y, al lado, el vídeo, con los mismos términos y advertencias. Nuestro manual en vídeo con QR se abre en el idioma del teléfono, divide el vídeo en capítulos con preguntas frecuentes y se actualiza sin reimprimir el código.

Hacemos el vídeo a partir de tu manual oficial: tu equipo aprueba el guion antes de animar y se mantienen las advertencias de seguridad. Voz y textos en pantalla en más de 20 idiomas (traducción y doblaje de vídeos). Más información en manual de instrucciones en vídeo.

Lo que no hacemos: no traducimos, redactamos ni certificamos documentación técnica, y no damos asesoramiento jurídico.

6Lista de comprobación

1. Clasifica el producto ¿Producto de consumo bajo el GPSR, producto industrial del RD 1468/1988 o producto con normativa propia, como una máquina o un aparato eléctrico?
2. Prepara la versión en castellano Instrucciones, advertencias e información de seguridad, claras e identificadas por modelo.
3. Haz que acompañe al producto Según la norma que te aplique. El QR va además, no en su lugar.
4. Revisa tus fichas en línea Advertencias e información de seguridad visibles en cada oferta, también en los mercados en línea.
5. Añade la versión digital Un código bien visible que lleve a la misma información, también en formatos accesibles. El vídeo, como apoyo.
6. Máquinas desde el 20 de enero de 2027 Si eliges instrucciones digitales, cumple las condiciones del artículo 10.7 y prepara la parte que sigue en papel.
7. Consulta tu caso Revísalo con un asesor especializado. Información general, no asesoramiento jurídico. Comprobado con los textos oficiales el 16 de octubre de 2026.

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