Istruzioni digitali: cosa cambia con il regolamento macchine dal 20 gennaio 2027

1In sintesi

• Prodotti di consumo: il regolamento (UE) 2023/988 (GPSR), applicabile dal 13 dicembre 2024, chiede istruzioni e informazioni sulla sicurezza chiare nella lingua stabilita da ogni Stato membro. La versione digitale, per esempio tramite codice QR, è ammessa in aggiunta.
• Macchine e prodotti correlati: con il regolamento (UE) 2023/1230, applicabile dal 20 gennaio 2027, le istruzioni per l'uso possono essere fornite in formato digitale se si rispettano alcune condizioni.
• Se la macchina può essere usata da utilizzatori non professionali, le informazioni di sicurezza essenziali restano in formato cartaceo.
• Se l'utilizzatore le chiede al momento dell'acquisto, il fabbricante deve fornire gratuitamente le istruzioni cartacee entro un mese.
• Un video da solo non basta come istruzioni digitali: il formato deve poter essere stampato, scaricato e salvato. Come complemento, invece, funziona molto bene.

2Due regolamenti, due ambiti

Il regolamento (UE) 2023/988 relativo alla sicurezza generale dei prodotti è la norma generale di sicurezza per i prodotti di consumo. Abroga la direttiva 2001/95/CE e si applica dal 13 dicembre 2024 (articolo 52).

Il regolamento (UE) 2023/1230 relativo alle macchine sostituisce la direttiva 2006/42/CE, abrogata a decorrere dal 20 gennaio 2027 (articolo 51, paragrafo 2). Riguarda le macchine e i cosiddetti prodotti correlati, sia per uso professionale sia per uso domestico.

Se vendi macchine ai consumatori, verifica entrambi i testi con il tuo consulente: disciplinano aspetti diversi e non si escludono del tutto.

3Prodotti di consumo: cosa chiede il regolamento 2023/988

Articolo 9, paragrafo 7: il fabbricante garantisce che il prodotto sia accompagnato da istruzioni e informazioni chiare sulla sicurezza, in una lingua facilmente comprensibile per i consumatori, secondo quanto stabilito dallo Stato membro in cui è messo a disposizione. Il requisito non si applica se il prodotto può essere usato in sicurezza senza di esse.

Articolo 11, paragrafo 4: lo stesso obbligo vale per l'importatore. Secondo l'articolo 12, paragrafo 1, il distributore verifica che sia stato rispettato prima di mettere il prodotto a disposizione.

Articolo 19: nelle vendite online l'offerta deve indicare in modo chiaro e visibile, tra l'altro, il fabbricante, il responsabile nell'Unione se il fabbricante è stabilito fuori dall'UE, le informazioni per identificare il prodotto con un'immagine e le avvertenze o informazioni sulla sicurezza nella lingua del paese.

Articolo 21: queste informazioni possono inoltre essere rese disponibili in formato digitale, con soluzioni elettroniche chiaramente visibili sul prodotto, sull'imballaggio o in un documento di accompagnamento, nella lingua del paese e anche in formati accessibili alle persone con disabilità. Il considerando 32 cita il codice QR e il codice a matrice di dati. La parola chiave è «inoltre».

In Italia, l'articolo 9 del Codice del consumo aggiunge che tutte le informazioni destinate ai consumatori e agli utenti devono essere rese almeno in lingua italiana.

4Macchine: istruzioni digitali a determinate condizioni

L'articolo 10, paragrafo 7, del regolamento macchine prevede che le istruzioni possano essere fornite in formato digitale e che descrivano chiaramente il modello di prodotto a cui corrispondono. Quando sceglie il formato digitale, il fabbricante deve:

• Lettera a): indicare sulla macchina oppure, se non è possibile, sull'imballaggio o in un documento di accompagnamento le modalità di accesso alle istruzioni digitali.
• Lettera b): presentarle in un formato che consenta all'utilizzatore di stamparle, scaricarle e salvarle su un dispositivo elettronico, per accedervi in qualsiasi momento, anche in caso di avaria. Vale anche quando le istruzioni sono integrate nel software della macchina.
• Lettera c): renderle accessibili online per il ciclo di vita previsto della macchina e per almeno 10 anni dopo l'immissione sul mercato.
• Carta su richiesta: se l'utilizzatore lo chiede al momento dell'acquisto, il fabbricante fornisce gratuitamente le istruzioni in formato cartaceo entro un mese.
• Utilizzatori non professionali: se la macchina è destinata a loro, o se possono ragionevolmente usarla, le informazioni sulla sicurezza essenziali per la messa in servizio e per un uso sicuro vanno fornite in formato cartaceo.

5Lingua, importatori, distributori e la data giusta

Le istruzioni per l'uso, le informazioni sulla sicurezza e quelle dell'allegato III sono redatte in una lingua facilmente comprensibile dagli utilizzatori, secondo quanto stabilito dallo Stato membro, e devono essere chiare, comprensibili e leggibili (articolo 10, paragrafo 7). L'importatore garantisce che accompagnino la macchina (articolo 13, paragrafo 4) e il distributore lo verifica prima di metterla a disposizione (articolo 15, paragrafo 2, lettera c).

Per le macchine destinate a operatori non professionali, l'allegato III, punto 1.7.4.1, lettera b), chiede che redazione e presentazione delle istruzioni tengano conto del livello di formazione generale e della perspicacia che ci si può ragionevolmente aspettare da loro.

Sulla data: nel testo originale pubblicato su EUR-Lex l'articolo 54 riporta ancora «14 gennaio 2027». La rettifica pubblicata nella GU L 169 del 4.7.2023 sostituisce questa data con il 20 gennaio 2027 e corregge allo stesso modo l'abrogazione della direttiva 2006/42/CE (articolo 51) e la disposizione transitoria (articolo 52). Il testo consolidato su EUR-Lex (27 luglio 2026) riporta già il 20 gennaio 2027.

La disposizione transitoria: gli Stati membri non impediscono la messa a disposizione dei prodotti immessi sul mercato in conformità della direttiva 2006/42/CE prima del 20 gennaio 2027 (articolo 52, paragrafo 1).

Modifiche in corso: il pacchetto «Omnibus IV» della Commissione (procedura 2025/0134(COD)) modifica, tra gli altri, il regolamento 2023/1230 in materia di digitalizzazione; la proposta prevede per esempio la dichiarazione di conformità UE in formato digitale. Al 12 ottobre 2026 non è stato adottato: il voto in plenaria del Parlamento europeo è previsto per il 23 novembre 2026, poi serve l'approvazione del Consiglio. Verifica il testo finale prima di chiudere il tuo piano.

6Dove serve un video, e dove non basta

Un video non si può stampare: da solo, quindi, non soddisfa la lettera b) dell'articolo 10, paragrafo 7. La soluzione pratica è un documento scaricabile con, accanto, un video che mostra i passaggi difficili nella lingua dell'utilizzatore.

Una buona pratica è far puntare lo stesso codice sul prodotto a una pagina che riunisce il download e il video. Il nostro manuale video con QR si apre in automatico nella lingua del telefono e si aggiorna senza ristampare il codice. Se lo usi per le istruzioni digitali, pianifica fin dall'inizio come mantenere tutto online per il periodo richiesto.

Il video aiuta dove la norma chiede chiarezza: istruzioni comprensibili anche per chi non è un professionista. Realizziamo ogni manuale di istruzioni video dal tuo manuale ufficiale, con tutte le avvertenze di sicurezza e uno script approvato dal tuo team prima dell'animazione. Per altre lingue, vedi traduzione e doppiaggio video.

7Lista di controllo

Questi passaggi aiutano a organizzare il lavoro. Ricorda che questa guida è un'informazione generale, non una consulenza legale: per il tuo caso specifico rivolgiti a un consulente esperto o al tuo organismo notificato.

1. Classifica ogni prodotto Prodotto di consumo, macchina o prodotto correlato? Lo useranno utilizzatori non professionali?
2. Elenca i paesi Annota la lingua richiesta da ogni Stato membro in cui vendi, anche per le offerte online.
3. Decidi cosa va su carta Almeno le informazioni di sicurezza essenziali se ci sono utilizzatori non professionali, e tutto ciò che chiede la normativa del tuo prodotto.
4. Prepara la versione digitale Stampabile, scaricabile e salvabile, identificata per modello e ospitata dove potrai mantenerla per almeno 10 anni.
5. Indica come accedere Un codice QR o un indirizzo web su prodotto, imballaggio o documento di accompagnamento.
6. Aggiungi il video Nelle stesse lingue, con gli stessi termini e avvertenze del documento.

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